Wirtschaftsprüfung in Spanien

Bereits bei der Erstellung der Buchführung und des Jahresabschlusses ist auch darauf zu achten, dass im Falle der gegenwärtigen oder sich abzeichnenden Prüfungspflicht die Wirtschaftsprüfer des Mutterhauses sich ein eigenes Bild auch über die Verhältnisse im spanischen Unternehmen verschaffen müssen und sich nicht einfach auf das Testat des lokalen Abschlussprüfers stützen dürfen. Dazu muss ein unmittelbarer und verständlicher Zugriff auf die primären Buchungsdaten und Belege gewährleistet sein.

Sofern der Jahresabschluss des Mutterhauses von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer testiert werden muss, ist für jedes Tochterunternehmen auch dann, wenn es selbst nach nationalem Recht nicht prüfungspflichtig ist, gesondert festzustellen, ob es aus Sicht des Mutterhauses eine wesentliche Bedeutung hat. Die Wesentlichkeitsgrenze liegt in den meisten Staaten bei 5%. Wird diese Grenze überschritten, besteht auch für das Tochterunternehmen Prüfungspflicht, die vom Abschlussprüfer des Mutterhauses wahrzunehmen ist. Der PGC ergänzt die gesetzlichen Rechnungslegungsvorschriften des  CCom und LSA als eigene Rechtsverordnung.

Als von allen Kaufleuten zu führende Bücher bestimmt Artikel 25 CCom: 

• Das Bestandsbuch (libro de inventario), mit Inventar, Eröffnungsbilanz, Summen und Saldenliste sowie der Schlußbilanz.
• Der Jahresabschluß (cuentas anuales), mit Bilanz,  Gewinn- und Verlustrechnung sowie dem Anhang.
• Das Journal (otro diario) oder Grundbuch als chronologische Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle. Ein Hauptbuch (sachlogische Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle) ist im Übrigen zwar nicht gesetzlich vorgesehen, aber zur Erstellung der Summen und Saldenliste letztlich unerläßlich. 

Von Kapitalgesellschaften (S.L. und S.A.) sind darüber hinaus die folgenden Bücher zu führen:

• Das Aktienbuch (Libro registro de acciones nominativas) für den Fall, dass die Gesellschaft Namensaktien emittiert hat (Artikel 55 LSA),
• Das Verzeichnis der Gesellschafter (Libro de socios)
• Ein Protokollbuch von Organbeschlüssen (Libro de actas). 
• Artikel 129 LSRL schreibt im übrigen für S.L.s mit nur einem Gesellschafter zwingend die Führung eines Registers (libro registro) vor, in dem alle Verträge zwischen dem alleinigen Gesellschafter und der Gesellschaft festgehalten werden. es ist ein einheitlicher Kontenrahmen zu verwenden

Der Austausch mit den Finanzämtern und mit den Sozialversicherungsbehörden findet ausschließlich digital statt.

Für Unternehmen besteht eine verpflichtende Teilnahme am elektronischen Zustellungssystem der spanischen Sozialversicherung. Das erfolgt über die Plattform SEDESS (Sede Electrónica de la Seguridad Social), die Anmeldung hierzu erfolgt über SedeElectrónica. Um ein solches Postfach einzurichten, hat der Steuerpflichtige zunächst ein „digitales Zertifikat“ über die Webseiten der Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre und der AEAT zu erlangen.

Die aktive und passive Nutzung des elektronischen Postfachs ist Pflicht. Legt das Finanzamt ein Dokument in das Postfach ab, gilt dieses auch bei Nichtöffnung nach 10 Tagen als zugestellt und damit bekannt. Dies hat Auswirkung auf den Fristenlauf für Rechtsbehelfe, die innerhalb einer dort gewährten Frist zwischen 15 und 30 Tagen keine Reaktion erfolgt, tritt ohne weitere Einspruchsmöglichkeit Rechtskraft ein.

Eine Besonderheit im spanischen Verfahrensrecht besteht darin, dass man für maximal 30 Tage im Laufe eines Jahres sogenannte „Höflichkeitstage“ angeben kann, während derer das Finanzamt keine elektronischen Benachrichtigungen an ein elektronisches Postfach erwünscht senden soll. Dies kann in einem zusammenhängenden, aber auch aufgeteilten Zeitrahmen erfolgen (z.B. während der Sommerferien oder über Weihnachten / Neujahr.

Organisatorisch ist zu beachten, dass auf Seiten des Steuerpflichtigen oder seines Vertreters ein Bearbeiter zu bestimmen ist; und zudem vom Finanzamt ein physisch bestimmter Computer autorisiert wird. Dies kann auch ein Cloud-Computer sein.

Auch der Jahresabschluss ist auf elektronischem Wege und in digitaler Form innerhalb einer Frist von vier Monaten ab Ende des Geschäftsjahres beim Handelsregister einzureichen. Nach Artikel 279 LSC muss der Jahresabschluss einer S.A. innerhalb eines Monats nach Verabschiedung durch die Gesellschafter zur Eintragung beim Handelsregister vorgelegt werden. Der Lagebericht sowie Wirtschaftsprüfungsbericht müssen nur dann vorgelegt werden, wenn die Gesellschaft zur Durchführung einer Wirtschaftsprüfung verpflichtet ist oder falls die Vorlage des Berichts von einer Minderheit der Gesellschafter beschlossen wurde. Die Unterschriften unter dem Jahresabschluss einer Gesellschaft müssen nicht notariell beglaubigt werden.

Es empfiehlt sich daher, bereits bei der Einrichtung der Buchhaltung darauf zu achten, dass die gesetzlichen Verpflichtungen ohne administrativen Zusatzaufwand erfüllt werden können. Die führenden Fachsoftware-Anbieter berücksichtigen dies.