Wirtschaftsprüfung

Bereits bei der Erstel­lung der Buchfüh­rung und des Jahres­ab­schlusses ist auch darauf zu achten, dass im Falle der gegen­wär­tigen oder sich abzeich­nenden Prüfungs­pflicht die Wirtschafts­prüfer des Mutter­hauses sich ein eigenes Bild auch über die Verhält­nisse im spani­schen Unternehmen verschaffen müssen und sich nicht einfach auf das Testat des lokalen Abschluss­prü­fers stützen dürfen. Dazu muss ein unmit­tel­barer und verständ­li­cher Zugriff auf die primären Buchungs­daten und Belege gewähr­leistet sein.

Sofern der Jahres­ab­schluss des Mutter­hauses von einem unabhän­gigen Wirtschafts­prüfer testiert werden muss, ist für jedes Tochter­un­ter­nehmen auch dann, wenn es selbst nach natio­nalem Recht nicht prüfungs­pflichtig ist, geson­dert festzu­stellen, ob es aus Sicht des Mutter­hauses eine wesent­liche Bedeu­tung hat. Die Wesent­lich­keits­grenze liegt in den meisten Staaten bei 5%. Wird diese Grenze überschritten, besteht auch für das Tochter­un­ter­nehmen Prüfungs­pflicht, die vom Abschluss­prüfer des Mutter­hauses wahrzu­nehmen ist. Der PGC ergänzt die gesetz­li­chen Rechnungs­le­gungs­vor­schriften des  CCom und LSA als eigene Rechtsverordnung.

Als von allen Kaufleuten zu führende Bücher bestimmt Artikel 25 CCom: 

• Das Bestands­buch (libro de inven­tario), mit Inventar, Eröff­nungs­bi­lanz, Summen und Salden­liste sowie der Schlußbilanz.
• Der Jahres­ab­schluß (cuentas anuales), mit Bilanz,  Gewinn- und Verlust­rech­nung sowie dem Anhang.
• Das Journal (otro diario) oder Grund­buch als chrono­lo­gi­sche Aufzeich­nung der Geschäfts­vor­fälle. Ein Haupt­buch (sachlo­gi­sche Aufzeich­nung der Geschäfts­vor­fälle) ist im Übrigen zwar nicht gesetz­lich vorge­sehen, aber zur Erstel­lung der Summen und Salden­liste letzt­lich unerläßlich. 

Von Kapital­ge­sell­schaften (S.L. und S.A.) sind darüber hinaus die folgenden Bücher zu führen:

• Das Aktien­buch (Libro registro de acciones nomina­tivas) für den Fall, dass die Gesell­schaft Namens­ak­tien emittiert hat (Artikel 55 LSA),
• Das Verzeichnis der Gesell­schafter (Libro de socios)
• Ein Proto­koll­buch von Organ­be­schlüssen (Libro de actas). 
• Artikel 129 LSRL schreibt im übrigen für S.L.s mit nur einem Gesell­schafter zwingend die Führung eines Regis­ters (libro registro) vor, in dem alle Verträge zwischen dem allei­nigen Gesell­schafter und der Gesell­schaft festge­halten werden. es ist ein einheit­li­cher Konten­rahmen zu verwenden

Der Austausch mit den Finanz­äm­tern und mit den Sozial­ver­si­che­rungs­be­hörden findet ausschließ­lich digital statt.

Für Unternehmen besteht eine verpflich­tende Teilnahme am elektro­ni­schen Zustel­lungs­system der spani­schen Sozial­ver­si­che­rung. Das erfolgt über die Platt­form SEDESS (Sede Electró­nica de la Seguridad Social), die Anmel­dung hierzu erfolgt über SedeElec­tró­nica. Um ein solches Postfach einzu­richten, hat der Steuer­pflich­tige zunächst ein „digitales Zerti­fikat“ über die Webseiten der Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre und der AEAT zu erlangen.

Die aktive und passive Nutzung des elektro­ni­schen Postfachs ist Pflicht. Legt das Finanzamt ein Dokument in das Postfach ab, gilt dieses auch bei Nicht­öff­nung nach 10 Tagen als zugestellt und damit bekannt. Dies hat Auswir­kung auf den Fristen­lauf für Rechts­be­helfe, die inner­halb einer dort gewährten Frist zwischen 15 und 30 Tagen keine Reaktion erfolgt, tritt ohne weitere Einspruchs­mög­lich­keit Rechts­kraft ein.

Eine Beson­der­heit im spani­schen Verfah­rens­recht besteht darin, dass man für maximal 30 Tage im Laufe eines Jahres sogenannte „Höflich­keits­tage“ angeben kann, während derer das Finanzamt keine elektro­ni­schen Benach­rich­ti­gungen an ein elektro­ni­sches Postfach erwünscht senden soll. Dies kann in einem zusam­men­hän­genden, aber auch aufge­teilten Zeitrahmen erfolgen (z.B. während der Sommer­fe­rien oder über Weihnachten / Neujahr.

Organi­sa­to­risch ist zu beachten, dass auf Seiten des Steuer­pflich­tigen oder seines Vertre­ters ein Bearbeiter zu bestimmen ist; und zudem vom Finanzamt ein physisch bestimmter Computer autori­siert wird. Dies kann auch ein Cloud-Computer sein.

Auch der Jahres­ab­schluss ist auf elektro­ni­schem Wege und in digitaler Form inner­halb einer Frist von vier Monaten ab Ende des Geschäfts­jahres beim Handels­re­gister einzu­rei­chen. Nach Artikel 279 LSC muss der Jahres­ab­schluss einer S.A. inner­halb eines Monats nach Verab­schie­dung durch die Gesell­schafter zur Eintra­gung beim Handels­re­gister vorge­legt werden. Der Lagebe­richt sowie Wirtschafts­prü­fungs­be­richt müssen nur dann vorge­legt werden, wenn die Gesell­schaft zur Durch­füh­rung einer Wirtschafts­prü­fung verpflichtet ist oder falls die Vorlage des Berichts von einer Minder­heit der Gesell­schafter beschlossen wurde. Die Unter­schriften unter dem Jahres­ab­schluss einer Gesell­schaft müssen nicht notariell beglau­bigt werden.

Es empfiehlt sich daher, bereits bei der Einrich­tung der Buchhal­tung darauf zu achten, dass die gesetz­li­chen Verpflich­tungen ohne adminis­tra­tiven Zusatz­auf­wand erfüllt werden können. Die führenden Fachsoft­ware-Anbieter berück­sich­tigen dies.