Buchhaltung und Rechnungslegung / Nachweis von Verrechnungspreisen

In Spanien ist die Digita­li­sie­rung weit voran­ge­schritten. Für das Rechnungs­wesen gelten die Vorschriften des Handels- und Steuer­rechts, danach sind folgende Bücher zu führen und spätes­tens vier Monate nach Abschluss des Geschäfts­jahre an das das zustän­dige Handels­re­gister einzu­rei­chen und zu authentisieren.

Es ist zwar kein bestimmtes System, aber ein in seinen Grund­zügen je nach Branche einheit­li­cher Konten­plan PGC (Plan General de Conta­bil­idad) gesetz­lich vorge­schrieben, nach dem die Buchfüh­rung zu erstellen ist. Die Buchhal­tung sich an den Grund­sätzen ordnungs­ge­mäßer elektro­ni­scher Buchhal­tungen messen lassen, d.h. alle Geschäfts­vor­fälle sind chrono­lo­gisch und unver­fälschbar aufzu­zeichnen. Der Buchfüh­rungs­plan ist nicht zu verwech­seln mit dem Konten­plan,  der inner­halb der festge­legten Struktur indivi­dua­li­siert und ausge­staltet werden kann (Teil II des Buchfüh­rungs­plans). Wahlfrei­heit in der Anwen­dung besteht auch hinsicht­lich der Defini­tion und Erläu­te­rung der Konten (Teil III) , was bei der Konso­li­die­rung von Unternehmen im inter­na­tio­nalen Kontext und bei Überlei­tung des spani­schen Monats- oder Jahres­ab­schlusses auf den Standard des Mutter­hauses im Ausland von Bedeu­tung ist.

Denn ein Unternehmen, das in mehreren Ländern aktiv ist, sei es über Betriebs­stätten

• Arbeit von Mitar­bei­tern in deren Home-Office
• Bau- und Montagebetriebsstätten
• In Spanien ansäs­sige Verkäufer
• wesent­liche Inter­essen z.B. in Gestalt eines Konsi­gna­ti­ons­la­gers beim Kunden

sei es über eigens errich­tete Tochter­ge­sell­schaften, muss je nach Sachlage und Standards im Staat der Ansäs­sig­keit der Muttergesellschaft

• statua­ri­scher Sitz gemäß Eintragung
• fakti­scher Verwal­tungs-Sitz aufgrund der Entschei­dung des tägli­chen Geschäfts

den spani­schen handels­recht­li­chen und / oder steuer­recht­li­chen Jahresabschluss

• Nach dem Recht der Mutter­ge­sell­schaft (z.B. nach HGB, SwissFER, USGaap)
• Auf den Abschluss­zeit­punkt des Mutter­hauses (abwei­chendes Wirtschaftsjahr)
• In der funktio­nalen Währung des Mutter­hauses, Stich­wort: Währungsumrechnung
• Nach den Bilan­zie­rungs­grund­sätzen für den Konzernabschluss

erstellen, was von Anfang an eine sorgfäl­tige Planung und Einrich­tung der Buchhal­tung, sowie ein perma­nentes und effizi­entes Control­ling erfor­dert. An der Stelle bietet DATEV, deren Mitglied artax seit über 30 Jahren ist, über zerti­fi­zierte Partner­un­ter­nehmen eine sehr prakti­kable wie auch sichere Lösung in allen wichtigen Ziellän­dern des deutschen Mittel­stands und damit auch in Spanien an. Das einfachste Problem ist noch die Überset­zung des spani­schen Konten­rah­mens in die Sprache des Mutter­hauses oder Konzern­ab­schlusses. Viele schei­tern bereits daran, dass die Konten­rahmen völlig unter­schied­lich sind, oder dass in einem Land die Erfolgs­rech­nung nach dem Umsatz­kos­ten­ver­fahren (UKV), in anderen Land aber nach dem Gesamt­kos­ten­ver­fahren (GKV) erstellt wird. 

Ohne an der Stelle Werbung zu betreiben, empfiehlt sich in Spanien die Verwen­dung der Fachsoft­ware A3, die gerade bei inter­na­tional tätigen Unternehmen die inzwi­schen unver­zicht­bare Kosten­stel­len­rech­nung ermög­licht. Wie sonst soll man die korrekte und fiska­lisch sichere Gestal­tung der Verrech­nungs­preise für Liefer- und Leistungs­be­zie­hungen mit naheste­henden Personen und Unternehmen darlegen?

Über manuell erstellte Mappings oder sichere Mapping-Software, z.B. Pathway kann 1:1 eine Zuwei­sung der bebuchten Konten auf den Konten­plan des Mutter­hauses abgebildet werden. Dort werden die Daten auf Wunsch mit oder ohne die elektro­nisch angefügten Belege mit oder ohne Kosten­stellen in die Systeme von DATEV, SAP, Addison, Infoniqa etc. einge­lesen. Bei Veren­dung der DATEV-Software ist der Jahres­ab­schluss sofort verfügbar, muss jedoch von Experten mit Kenntnis im Recht der betei­ligten Staaten noch durch Anpas­sungen in Gestalt von Umbuchungen sog. adjus­t­ments auf den Standard des Mutter­hauses gebracht werden.

Man braucht somit neben der geeig­neten Software vor allem einen Experten / Fachbe­rater für Inter­na­tio­nales Steuer­recht, der die Compli­ance in allen betei­ligten Staaten gewähr­leistet und damit dem Manage­ment den Rücken freihält. Einen, der bei einer  Betriebs­prü­fung durch das Finanzamt dem zuneh­mend einge­setzten Fachprüfer für Auslands­sach­ver­halte paroli bieten kann.